Zásady ochrany osobních údajů

1. Základní ustanovení 

Správcem osobních údajů podle čl. 4 bod 7 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (dále jen: „GDPR”) je XEVOS Solutions s.r.o. IČ 27831345 se sídlem 28. října 1584/281, Hulváky, 709 00 Ostrava, společnost zapsaná v obchodním rejstříku vedená u Krajského soudu v Ostravě, spisová značka C 37006 (dále jen: „my“ nebo „naše společnost“). 

2. Obecné informace 

Naše společnost je s ohledem na svou podnikatelskou činnost povinna zpracovávat některé osobní údaje, a to zejména pro účely plnění zákonných a smluvních povinností. V tomto ohledu bychom Vám bez poskytnutí Vašich osobních údajů své produkty / služby nemohli vůbec poskytnout. 

My dále Vaše osobní údaje zpracováváme též nad rámec našich povinností, a to pro účely péče o Vás a naše ostatní klienty, abychom mohli dále rozvíjet naše obchodní vztahy a abychom Vás mohli oslovovat s cílenou nabídkou našich produktů / služeb. K tomu potřebujeme získat Váš souhlas. S ohledem na zaměření našich produktů / služeb bude respektována hranice věkové vyzrálosti k udílení platného souhlasu se zpracováním osobních údajů bez souhlasu zákonných zástupců subjektů údajů. 

1. Zásady zpracování osobních údajů 

Při zpracování Vašich osobních údajů ctíme a respektujeme nejvyšší možné standardy ochrany osobních údajů a dodržujeme zejména následující zásady: 

1. Vaše osobní údaje vždy zpracováváme pro jasně a srozumitelně stanovený účel, stanovenými prostředky, stanoveným způsobem a pouze po dobu, která je nezbytná vzhledem k účelům jejich zpracování; zpracováváme pouze přesné osobní údaje klientů a máme zajištěno, že jejich zpracování odpovídá stanoveným účelům a je nezbytné pro naplnění těchto účelů; 
    

2. Vaše osobní údaje chráníme jako utajované informace; proto zpracováváme osobní údaje klientů způsobem, který zajišťuje nejvyšší možnou bezpečnost těchto údajů a který zabraňuje jakémukoliv neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům klientů, k jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich jinému neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití; 
    

3. vždy Vás srozumitelně informujeme o zpracování Vašich osobních údajů a o Vašich nárocích na přesné a úplné informace o okolnostech tohoto zpracování, jakož i o Vašich dalších souvisejících právech; 

4. v naší společnosti jsme nastavili a dodržujeme odpovídající technická a organizační opatření, aby byla zajištěna úroveň zabezpečení odpovídající všem možným rizikům; veškeré osoby, které přicházejí do styku s osobními údaji klientů, mají povinnost dodržovat mlčenlivost o informacích získaných v souvislosti se zpracováváním těchto údajů. 

3. Informace o zpracování osobních údajů 
    

1. Informace o správci 

Správcem Vašich osobních údajů jsme my, tj. XEVOS Solutions s.r.o., 28. října 1584/281, Hulváky, 709 00 Ostrava, IČ 27831345, společnost zapsaná v obchodním rejstříku vedená u Krajského soudu v Ostravě, spisová značka C 37006. 

2. Účely zpracovávání a právní základ pro zpracování 
    

1. Zpracování osobních údajů bez Vašeho souhlasu 

Jde zpravidla o situace, kdy jste nám povinni předat určité osobní údaje jako podmínku toho, abychom Vám mohli poskytnout svůj produkt / službu, případně kdy jsme oprávněni zpracovávat Vaše osobní údaje získané jiným způsobem. 

1. Vaše osobní údaje jsme oprávněni ze zákona zpracovávat bez Vašeho souhlasu pro následující účely dodržení našich právních povinností, zejména 

1. předcházení vzniku škod na majetku naší společnosti; 

2. prevence podvodného jednání, kterému může být naše společnost vystavena; 

3. splnění případné povinnosti při identifikaci a kontrole klienta dle zákona o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu. 

2. Uzavření nebo plnění smlouvy s Vámi. Jde zejména o faktickou realizaci smluvního vztahu nebo jiné plnění smlouvy mezi naší společností a Vámi. Osobní údaje jsou potřebné mj. k tomu, aby bylo možné smluvní vztah uskutečnit bez nepřiměřených právních rizik, včetně jednání o uzavření nebo změně smlouvy s Vámi. 

3. Ochrana práv a právem chráněných zájmů, zejména pro 

1. ochranu práv a právem chráněných zájmů naší společnosti, vymáhání pohledávek, realizace zajištění nebo jiného uplatnění pohledávek, rozvoj a vývoj poskytovaných služeb; 

2. jednání se zájemci o postoupení pohledávky naší společnosti za klientem nebo o jiné formě převodu či přechodu pohledávky, včetně související realizace, a další navazující jednání se třetími osobami, zejména informování poskytovatelů souvisejících zajištění apod.; 

3. řešení veškeré sporné agendy, zejména pro účely vedení soudních či jiných sporů. 

4. Naše oprávněné zájmy. Jde zejména o situaci, kde existuje smluvní / zákaznický vztahu mezi Vámi a naší společností. 

2. Zpracování osobních údajů s Vaším souhlasem 

Jde zpravidla o situace, kdy dobrovolně souhlasíte s tím, abychom zpracovávali Vaše osobní údaje. Na základě Vašeho souhlasu zpracovává naše společnosti Vaše osobní údaje pro následující účely: 

1. péče o klienty; jde o aktivity, které nepředstavují plnění smlouvy či jiný zákonný rámec zpracování osobních údajů a které zahrnují následující činnosti: 

1. výzkumy trhu; 

2. získávání zpětné vazby ohledně produktů a služeb správce; 

3. monitoring chování klientů na webových stránkách naší společnosti v souvislosti s nabízenými službami (tento účel se tedy netýká pouhého získání informací o chování uživatelů navštěvujících webové stránky naší společnosti prostřednictvím cookies, které je popsáno níže v článku o elektronických komunikačních prostředcích a mobilních aplikacích). 

2. nabízení produktů a služeb; jde zejména o šíření informací, nabízení produktů a služeb naší společnosti, a to různými prostředky (poštou, elektronickými prostředky včetně elektronické pošty a zpráv zaslaných na mobilní zařízení, telefonickým hovorem a prostřednictvím webových stránek). 

Poskytnutí osobních údajů pro účely péče o Vás jsou naším smluvním požadavkem a jejich neposkytnutí může ve svém důsledku vést k neuzavření smlouvy nebo neposkytnutí adekvátní péče. 

3. Rozsah zpracovávaných osobních údajů klientů 

Naše společnost zpracovává Vaše osobní údaje v rozsahu nezbytném pro naplnění výše uvedených účelů. Zpracováváme kontaktní údaje (kontaktní adresy, telefonní čísla, e-mailové a faxové adresy či jiné obdobné kontaktní údaje) a identifikační údaje (jméno, příjmení, datum narození, adresa trvalého pobytu, typ, číslo a platnost průkazu totožnosti; u klienta fyzické osoby – podnikatele také IČ a DIČ). 

4. Příjemci osobních údajů 

Vaše osobní údaje jsou zpřístupněny zejména zaměstnancům naší společnosti v souvislosti s plněním jejich pracovních povinností, při kterých je nutné nakládat s osobními údaji klientů, pouze však v rozsahu, který je v daném případě nezbytný, a při dodržení veškerých bezpečnostních opatření. 

Vedle toho jsou Vaše osobní údaje předávány třetím osobám, které se podílejí na zpracování osobních údajů klientů naší společnosti, případně jim tyto osobní údaje mohou být zpřístupněny z jiného důvodu v souladu se zákonem. 

K předávání dochází zejména směrem k: 

1. naší advokátní kanceláři; 

2. poskytovateli účetních, daňových a mzdových služeb;  

3. zpracovatelům, kteří nám poskytují serverové, webové, cloudové a IT služby. 

5. Předávání osobních údajů do zahraničí 

Vaše osobní údaje jsou zpracovávány na území České republiky a nejsou předávány do zemí mimo Evropskou unii. 

6. Doba zpracování osobních údajů 

Osobní údaje klientů zpracovává naše společnost pouze po dobu, která je nezbytná vzhledem k účelům jejich zpracování. Průběžně posuzujeme, jestli nadále trvá potřeba zpracovávat určité osobní údaje potřebné pro určitý účel. Pokud zjistíme, že již nejsou potřebné pro žádný z účelů, pro které byly zpracovávány, údaje likvidujeme.  

Interně jsme ve vztahu k určitým účelům zpracování osobních údajů vyhodnotili obvyklou dobu využitelnosti osobních údajů, při jejímž uplynutí zvlášť pečlivě posuzujeme potřebu zpracovávat příslušné osobní údaje pro daný účel.  

V této souvislosti zároveň platí, že osobní údaje zpracovávané pro účely: 

1. plnění smlouvy zpracováváme po dobu trvání smluvního vztahu s klientem; dále jsou příslušné osobní údaje obvykle využitelné po dobu deseti let; 

2. nabízení produktů a služeb zpracováváme po dobu trvání smluvního vztahu; dále jsou příslušné osobní údaje obvykle využitelné po dobu deseti let; 

3. péče o klienty zpracováváme po dobu trvání smluvního vztahu s klientem; dále jsou příslušné osobní údaje obvykle využitelné po dobu deseti let. 

7. Zdroje osobních údajů 

Osobní údaje klientů získáváme zejména: 

1. od samotných klientů; 

2. z veřejně dostupných zdrojů (veřejné rejstříky, evidence či seznamy); 

3. od potenciálních zájemců o služby naší společnosti v rámci marketingových akcí a kampaní; 

4. z vlastní činnosti, a to zpracováváním a vyhodnocováním ostatních osobních údajů klientů. 

8. Vaše práva v souvislosti se zpracováním Vašich osobních údajů 

Všechna Vaše práva můžete uplatnit v našem sídle na adrese 28. října 1584/281, Hulváky, 709 00 Ostrava nebo na e-mailu hello@xevos.eu. 

1. Právo na přístup znamená, že si kdykoliv můžete požádat o naše potvrzení, zda osobní údaje, které se Vás týkají, jsou či nejsou zpracovávány, a pokud jsou, pak za jakými účely, v jakém rozsahu, komu jsou zpřístupněny, jak dlouho je budeme zpracovávat, zda máte právo na opravu, výmaz, omezení zpracování či vznést námitku, odkud jsme osobní údaje získali a zda dochází na základě zpracování Vašich osobních údajů k automatickému rozhodování, včetně případného profilování. Také máte právo získat kopii Vašich osobních údajů, přičemž první poskytnutí je bezplatné, za další poskytnutí pak můžeme požadovat přiměřenou náhradu administrativních nákladů. 

2. Právo na opravu znamená, že nás kdykoliv můžete požádat o opravu či doplnění Vašich osobních údajů, pokud by byly nepřesné či neúplné. 

3. Právo na výmaz znamená, že musíme vymazat Vaše osobní údaje pokud  

1.  již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány,  

2. zpracování je protiprávní, 

3. vznesete námitky proti zpracování a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování, nebo  

4. nám to ukládá zákonná povinnost. 

4. Právo na omezení zpracování znamená, že dokud nevyřešíme jakékoliv sporné otázky ohledně zpracování Vašich osobních údajů, musíme omezit zpracování Vašich osobních údajů tak, že tyto můžeme mít pouze uloženy a případně je můžeme použít z důvodu určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků. 

5. Právo vznést námitku znamená, že můžete vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů, které zpracováváme pro účely přímého marketingu nebo z důvodu oprávněného zájmu. Pokud vznesete námitku proti zpracování pro účely přímého marketingu, nebudou již Vaše osobní údaje pro tyto účely zpracovávány. 
    

4. Elektronické komunikační prostředky 

Naše společnost využívá v rámci své podnikatelské činnosti četné technologie tak, abyste měli k nám a našim produktům / službám co možná nejpohodlnější přístup. Jde zejména o služby spojené s užíváním internetu a s užíváním sociálních sítí. 

1. Sociální sítě 

Můžete nás mimo jiné oslovit prostřednictvím různých sociálních sítí. Tyto komunikační kanály používáme hlavně jako marketingové nástroje, aktuálně přes ně nedochází k poskytování našich produktů / služeb. 

2. Cookies 

Při poskytování svých produktů / služeb využíváme také cookies, což jsou malé textové soubory, které se ukládají na počítač uživatele při prvním načtení naší webové stránky. Díky těmto souborům můžeme snadněji identifikovat způsob, jakým návštěvníci s obsahem našich webových stránek pracují. To nám pomáhá komunikovat vstřícněji s návštěvníky našich webových stránek, případně efektivněji zacílit náš marketing. Vymazání cookies je plně ve Vaší dispozici v rámci nastavení Vašeho prohlížeče. 

5. Závěrečná ustanovení 
    

1. Toto sdělení se vydává na dobu neurčitou a nabývá účinnosti dne 25. 5. 2018. 
    

2. Není-li výslovně uvedeno jinak, týkají se veškeré zde uvedené informace též zpracování osobních údajů potenciálních klientů, tj. osob, se kterými jsme doposud nenavázali smluvní vztah, ale jsme s nimi již v kontaktu. Informace zde uvedené se v přiměřeném rozsahu uplatní též na zpracování osobních údajů dalších osob, se kterými je naše společnost přímo ve styku, ačkoliv s nimi nemáme smluvní vztah (např. zástupci právnických osob).